Com o crescimento das compras online e do volume de entregas em condomínios, aumentaram também os conflitos envolvendo extravio de encomendas, recebimento indevido de mercadorias e até perda de prazos judiciais em razão de intimações recebidas sem o devido controle. Nesse cenário, o condomínio precisa adotar procedimentos claros para reduzir riscos e evitar responsabilizações.

Embora o condomínio não seja, em regra, obrigado a receber encomendas dos moradores, a partir do momento em que assume essa prática de forma habitual, passa a ter o dever de guarda e controle sobre os itens recebidos. Isso significa que poderá responder civilmente em casos de extravio, danos ou entrega intempestiva.

A situação se torna ainda mais delicada quando envolve mercadorias de alto valor econômico, como eletrônicos, joias, entre outros. Nesses casos, a ausência de um sistema eficiente de conferência e registro pode gerar discussões judiciais e prejuízos relevantes ao condomínio.

Outro ponto de atenção diz respeito às intimações e citações judiciais. É comum que porteiros ou funcionários dos condomínios recebam tais documentos, uma vez que previsto no Código de Processo Civil. Entretanto, o recebimento inadequado pode ocasionar sérios prejuízos ao morador, especialmente quando há perda de prazo processual. Dependendo do caso concreto, o condomínio poderá ser responsabilizado pelos danos causados.

Por isso, é fundamental que síndicos implementem um sistema eficiente de controle de recebimento e repasse de correspondências e encomendas, com registro da data e horário do recebimento, identificação do entregador, anotação do destinatário e coleta de assinatura no momento da retirada do objeto ou documento.

A utilização de aplicativos ou sistemas digitais de controle também pode trazer maior segurança, assim como o treinamento adequado dos funcionários da portaria e a definição de regras claras no regimento interno.

Também é recomendável que o condomínio estabeleça procedimentos específicos para documentos judiciais, evitando que sejam recebidos sem conferência ou encaminhamento adequado.

Importante destacar que, em eventual ação judicial, o ônus da prova costuma recair sobre o condomínio. Ou seja, caberá ao condomínio demonstrar que adotou os cuidados necessários e que a entrega ou guarda ocorreram de maneira adequada. Sem registros ou controles mínimos, a defesa se torna extremamente difícil.

A boa gestão condominial passa pela prevenção. Um procedimento simples, organizado e transparente pode evitar prejuízos financeiros, conflitos entre moradores e até ações judiciais contra o condomínio e o síndico. Recomenda-se, ainda, que o síndico conte com a orientação de um advogado especialista em Direito Condominial para estruturar procedimentos internos adequados à realidade do condomínio.

Marcio Panno, advogado, especialista em Direito Condominial e sócio da Panno Waknin & Camacho Sociedade de Advogados